El 27 de junio se ha celebrado por segunda vez el Día de las Microempresas y las Pequeñas y Medianas Empresas establecido por Naciones Unidas. Estas empresas, que son el motor principal que impulsa la mayoría de las economías del mundo y desempeñan un papel fundamental en los países en desarrollo, se caracterizan por un número reducido de trabajadores, por contar con un moderado volumen de facturación y un cuestionable modelo de productividad.

En España existen en la actualidad casi 3 millones de microempresas y pymes, según los datos proporcionados por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social (MEySS), lo que representa el 99% de su tejido empresarial.

Las pequeñas y medianas empresas generan una cantidad importante de empleo y de ingresos en todo el mundo, pero se enfrentan día a día a muchas dificultades en un mercado muy dinámico y competitivo. El acceso a la financiación es uno de los obstáculos principales que afectan de manera desproporcionada a estos negocios. Una alternativa y orientación estratégica para las empresas pasa por realizar un estudio o análisis de la productividad de la empresa. De esta forma podrán identificar y planificar las tareas de alta rentabilidad, redirigir esfuerzos, conseguir más beneficios, aminorar la necesidad de financiación e instaurar una cultura empresarial basada en valores y en el equilibrio profesional y personal. La productividad se suele relacionar con la mejora del proceso productivo y/o comercial y no como herramienta empresarial estratégica, lo que ayudaría a muchas pymes a alcanzar sus objetivos.

Aritz Urresti, CEO de Goalboxes, experto en productividad, propone a las pymes y micropymes su método exclusivo y patentado de "Las Cajitas", un procedimiento que ayuda al cerebro a priorizar con el objetivo de ser más productivos a nivel profesional, pero a la par de conseguir mejorar nuestra calidad de vida anticipando tareas y gestionando el tiempo de forma óptima.

“Terminar la jornada laboral con la sensación de no haber hecho nada o de que haya pasado volando sin haber concretado nada de valor es frustrante, genera estrés y se produce por haber invertido el tiempo en tareas de baja rentabilidad o poco importantes”, explica Urresti.



Aritz propone 7 “antídotos” que ayudarán a las pymes y micropymes a mejorar su productividad:

1. Ser coherente a la hora de dar la propia opinión. Expresar emociones, positivas y negativas, sin herir ni molestar a nadie

En multitud de ocasiones por temor a ser rechazados o se sientan rechazados no sabemos decir que no. Nos gusta resolver los problemas y dificultades de todo el mundo porque somos generosos hasta permitimos que abusen de nosotros y de nuestro tiempo. Esta forma de actuar no sólo resta productividad si no que muchas veces son barreras mentales por lo que hay que tratar de dar la opinión propia incluso ser asertivos, siempre que haya una coherencia personal/profesional.

2. Delegar tareas de baja rentabilidad, de menor prioridad

La mayoría de las veces queremos ser nosotros los que nos encarguemos de todas las reponsabilidades. Bien porque creemos que nuestras tareas son simples y no vale la pena ponerlas en manos de otros o por todo lo contrario: son tan difíciles y complejas que solo podemos confiar en hacerlas bien nosotros mismos. Esto provoca que perdamos tiempo en tareas que no resultan tan importantes. Hay que revisar las tareas de Alta Rentabilidad Personal (ARP) y Profesional (AR), es decir las más importantes, y comprobar si se están cumpliendo y delegar aquellas que nos restan tiempo para cumplir las primeras.

3. Aprender a comunicarnos con nosotros mismos

No somos concretos en la forma de comunicarnos y eso no sólo puede conducir a error si no que nos aleja de nuestros objetivos. Los demás no viven en nuestra cabeza, luego es necesario que sepan lo que queremos para obtener la respuesta que esperamos. Tenemos que comunicar de forma correcta incluso ser asertivos.

4. Destinar momentos específicos para atender las interrupciones

Las interrupciones secuestran tiempo a nuestro cerebro y además le lleva veinte minutos más reconectar con la tarea que estaba haciendo cada vez que nos desconcentramos. Hay que aprender a gestionarlas para reducir su impacto. En ocasiones, los compañeros de trabajo necesitan tu ayuda o llega un socio de la compañía que requiere tu tiempo. Tratar de minimizar el impacto de éstas y otras interrupciones es esencial y se puede conseguir proponiéndoles una reunión a la hora del café o durante la comida.

5. Hacer las tareas que más cuestan en primer lugar

Debemos evitar aplazar las tareas que más cuestan un día tras otro por lo que debemos buscar el motivo por el que no las hacemos, ya sea por una barrera mental o por falta de motivación y tras este análisis, pensar en los beneficios de realizarlas y cuáles son los obstáculos que se nos plantean y cómo superarlos y tras identificar su prioridad, agendarlas.

6. Controlar las llamadas de atención en forma de correos, redes so­ciales o mensajería instantánea

No dejamos de mirar el móvil por si un whatsapp o e-mail entró en alguna de nuestras cuentas y nos obligamos a responder de forma automática. Perdemos mucho tiempo en ello y debemos gestionar y dedicar un tiempo concreto a estas tareas, aglutinarlas todas y dedicarle espacios específicos en la agenda.

7. Definir objetivos y tiempos de las reuniones

Algunas reuniones que fijamos ocupan más tiempo del realmente necesario. Para asegurarnos de que no nos robarán más de lo debido hay que definir el objetivo de la reunión y cuánto tiempo vamos a conceder a cada punto a tratar.

“Somos nosotros quienes decidimos qué priorizamos y qué no y en nuestra mano está poder ser productivos, algo esencial para las micropymes y pymes que quieran alcanzar el éxito”, explica Aritz Urresti, autor del libro "Las Cajitas del Éxito".