Horas extras en Colombia: lo que debes saber como empleador o trabajador

El régimen de horas extras en Colombia es un pilar fundamental de la legislación laboral, diseñado para regular el trabajo suplementario y garantizar una compensación justa para los empleados, al tiempo que establece pautas claras para los empleadores. Con la constante evolución del mercado laboral y la necesidad de adaptarse a las demandas productivas, comprender a fondo las normativas vigentes en 2025 es crucial tanto para quienes ofrecen empleo como para quienes lo desempeñan.

Definición y marco legal del trabajo suplementario

El Código Sustantivo del Trabajo (CST) de Colombia establece que la jornada ordinaria máxima legal de trabajo para julio de 2025 es de 44 horas semanales, tal como lo define la Ley 2101 de 2021 que implementó la reducción gradual de la jornada laboral. Es importante recordar que esta ley contempla una reducción progresiva hasta alcanzar las 42 horas semanales en julio de 2026.

Cualquier hora trabajada por encima del límite máximo legal vigente en el momento se considera trabajo suplementario o "horas extras". Es imperativo destacar que el trabajo suplementario debe ser una medida excepcional, no una práctica recurrente para cumplir con la jornada ordinaria.

Aunque la autorización general para realizar horas extras no depende directamente de una aprobación previa del Ministerio del Trabajo, este organismo sí puede intervenir y exigir justificaciones o aplicar sanciones en casos de abuso o incumplimiento reiterado de los límites establecidos. La normativa busca proteger al trabajador de la sobrecarga laboral y asegurar que el tiempo dedicado más allá de la jornada estándar reciba una remuneración adicional.

Es importante diferenciar las horas extras del recargo nocturno o del trabajo en días de descanso obligatorio. Si bien todos implican una retribución adicional, cada uno tiene su propia definición y factor de liquidación. Las horas extras se refieren estrictamente al tiempo excedente a la jornada laboral. El recargo nocturno se aplica a las horas trabajadas en un horario específico de la noche, mientras que el trabajo en días de descanso obligatorio (domingos y festivos) también tiene una tarifa diferencial. Un punto crucial es que los recargos por trabajo nocturno u ordinario en dominicales/festivos no se acumulan con los recargos por horas extras sobre la misma hora de trabajo. Por ejemplo, el recargo del 35% por trabajo nocturno ordinario se aplica cuando la hora trabajada está dentro de la jornada ordinaria y es nocturna; pero si esa misma hora es una hora extra nocturna, el recargo aplicable es el 75% que ya incluye la condición de ser extra y nocturna.

Límites y restricciones para el empleador

La ley colombiana establece límites claros a la cantidad de horas extras que un trabajador puede realizar: indica que las horas extras no podrán exceder de dos horas diarias ni de doce horas a la semana. Estos límites son esenciales para salvaguardar la salud física y mental de los trabajadores, prevenir el agotamiento y asegurar un equilibrio entre la vida laboral y personal.

Además, existen restricciones específicas para ciertos tipos de trabajadores. Por ejemplo, los menores de edad no pueden realizar horas extras bajo ninguna circunstancia. Igualmente, algunas profesiones o cargos con características particulares pueden tener regulaciones especiales en cuanto al trabajo suplementario. El empleador tiene la obligación de llevar un registro detallado de las horas extras laboradas por cada empleado, incluyendo la fecha, la hora de inicio y fin, y el tipo de hora extra (diurna o nocturna).

Tipos de horas extras y su liquidación para 2025

La liquidación de las horas extras en Colombia depende del momento en que se realicen, considerando las novedades de la Ley 2466 de 2025:

-- Hora extra diurna: Se aplica a las horas extras trabajadas entre las 6:00 a.m. y las 9:00 p.m. (o 7:00 p.m. a partir de diciembre de 2025, según la Ley 2466 de 2025). El valor de la hora extra diurna se calcula con un recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria.

-- Hora extra nocturna: Corresponde a las horas extras trabajadas en el horario nocturno. Hasta noviembre de 2025, este horario es entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m. A partir de diciembre de 2025, con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, el trabajo nocturno se considerará entre las 7:00 p.m. y las 6:00 a.m. El recargo para la hora extra nocturna es del 75% sobre el valor de la hora ordinaria.

Es importante considerar también el trabajo en días de descanso obligatorio (domingos y festivos), que tiene una remuneración especial. La Ley 2466 de 2025 establece un aumento gradual en el recargo dominical o festivo. A partir del 1 de julio de 2025, el recargo por trabajar un domingo o festivo (sin ser hora extra) pasa del 75% al 80%.

Si además se realizan horas extras en esos días, el cálculo es más complejo:

-- Hora extra diurna en dominical o festivo (a partir del 1 de julio de 2025): Se suma el recargo del 80% por ser dominical/festivo y el 25% por ser extra diurna. En total, la hora extra diurna en dominical o festivo se remunera con un 205% del valor de la hora ordinaria.

-- Hora extra nocturna en dominical o festivo (a partir del 1 de julio de 2025): Se combina el recargo del 80% por ser dominical/festivo y el 75% por ser hora extra nocturna. En total, la hora extra nocturna en dominical o festivo se remunera con un 255% del valor de la hora ordinaria. Hay que recordar que el horario nocturno aplicable para este cálculo será el vigente en el momento (hasta noviembre 2025: 9 p.m. a 6 a.m.; desde diciembre 2025: 7 p.m. a 6 a.m.).

Implicaciones para empleadores y trabajadores

Para los empleadores, una correcta gestión de las horas extras es crucial para evitar sanciones legales y laborales. El incumplimiento de la normativa puede acarrear multas significativas impuestas por el Ministerio del Trabajo, además de posibles demandas por parte de los empleados.

Por otro lado, los trabajadores deben conocer sus derechos y las regulaciones sobre las horas extras. En caso de detectar irregularidades en el pago de sus horas extras, los empleados tienen derecho a presentar reclamaciones. La ley ampara al trabajador ante la falta de cumplimiento por parte del empleador.

Consideraciones adicionales

La planificación y la optimización de los recursos humanos pueden ayudar a los empleadores a minimizar la necesidad de recurrir a las horas extras. Implementar una buena gestión de la productividad, optimizar los procesos y contratar personal adicional pueden ser estrategias más rentables a largo plazo que la constante dependencia del trabajo suplementario.

Para los trabajadores, es aconsejable llevar un registro personal de las horas extras realizadas, lo que puede servir como respaldo en caso de cualquier discrepancia. Además, es fundamental comprender que las horas extras impactan no solo la remuneración directa, sino también la base para el cálculo de prestaciones sociales como las cesantías, intereses sobre cesantías, primas de servicios y vacaciones.