Se acaba el plazo para que todas las empresas que tienen entre 50 y 250 empleados cumplan con la Ley 2/2023 de Protección de Informantes en España, una medida que afecta a 21.400 pymes y que entrará en vigor el próximo 1 de diciembre de 2023. Esta ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción tiene como finalidad principal amparar a toda persona que informe sobre una irregularidad para evitar consecuencias negativas, como el despido, el traslado, la degradación o la intimidación.

En consonancia con esta Ley, las empresas están obligadas a implementar un canal de denuncias efectivo y que garantice la confidencialidad del informante. Aquellas que no la cumplan se enfrentarán a sanciones de entre 600.001€, si se considera infracción grave, o 1.000.000€ si es muy grave. Sin embargo, simplemente tener un sistema no es suficiente. Es necesario contar con un gestor del canal de denuncias, alguien que haya recibido una formación, que pueda guiar a los empleados preocupados y tomar decisiones relacionadas con el cumplimiento de esta ley crucial.

En este sentido, esta figura se ha vuelto más importante que nunca en el entorno corporativo actual, ya que será la encargada de promover la transparencia y la integridad en las organizaciones, y dar confianza a los informantes. Además, se trata de un pilar fundamental, ya que alrededor del 90% de los informantes prefieren ponerse en contacto primero con la compañía que con el resto de herramientas como la prensa o las autoridades, según el estudio “La Comisión de la UE y el Parlamento Europeo se enfrentan por la protección de los denunciantes”, de Eva Fischer. Por ello, EQS Group, líder del mercado en sistemas de compliance digitales en Europa, señala las 4 responsabilidades que ejercerá el gestor del sistema interno de información en las empresas españolas y la necesidad de formarle para desempeñarlas correctamente:

1/ Abogar por las denuncias que reciba: Su principal responsabilidad es recibir los informes de prácticas incorrectas, ilegales o anti éticas dentro de la organización. Esto implica estar disponible para escuchar a los empleados o cualquier otra parte interesada que tenga información relevante sobre posibles irregularidades. Además, es importante realizar un seguimiento para asegurarse de que las irregularidades denunciadas hayan sido abordadas adecuadamente y que no se repitan en el futuro. El gestor del canal también tiene la responsabilidad de informar a las autoridades externas si los informes involucran violaciones legales graves.

2/ Garantizar la confidencialidad y el anonimato de los informantes: Fomentar un entorno seguro donde los empleados se sientan protegidos al informar sobre irregularidades tiene que ser una prioridad. La figura del gestor del canal debe asegurar que la identidad del informante se mantenga en secreto durante todo el proceso.

3/ Ser imparcial ante los hechos: Evaluar los informes de manera imparcial y objetiva es una responsabilidad clave. Esto puede implicar investigar los hechos, recopilar pruebas y entrevistar a testigos relevantes para determinar la veracidad de los informes. La imparcialidad es fundamental para garantizar que se tomen decisiones justas y equitativas.

4/ Evitar que se tomen represalias: Proteger a los informantes contra represalias estará en el radar como una de las acciones principales. Esto implica definir los protocolos y tomar medidas para prevenir cualquier forma de represalia por parte de la organización o de otros empleados como consecuencia del informe. Esta protección puede incluir medidas legales y políticas internas específicas.

“Las pequeñas y medianas empresas españolas no suelen contar con una persona específicamente para los temas de cumplimiento. Sin embargo, ante este este escenario, urge que se preparen y definan al gestor del sistema interno de información, además de que le den formación para que pueda acometer estas responsabilidades de la mejor forma posible.” explica Murray Grainger, Country Manager de EQS Group en España y Portugal.