La escenificación o el equilibrio de los elementos físicos presentes en una ceremonia son cuestiones que se engloban dentro del protocolo. Algunos de ellos tienen su ubicación espacial determinada por normativa, como es el caso de las precedencias. Pero otros, no.

Sin embargo, el profesional de organización de eventos debe encontrarles su sitio apropiado, aquel en el que no quepa duda alguna de su idoneidad. Es la retórica del protocolo, dar a cada componente el sitio que le corresponde en el espacio del acto de tal forma que no exista la más mínima posibilidad de otra ubicación acorde a la razón del evento.

Este uso del espacio es el que se conoce con el término proxémica, es decir, el estudio de la organización espacial a través de las relaciones de, por ejemplo, proximidad o alejamiento, entre las personas y los objetos.

En materia de organización de actos, cuando hablamos de proxémica nos referimos a la colocación de asientos, a la disposición espacial de los elementos de un escenario, al ordenamiento de los símbolos o a la precedencia de las personas. En consecuencia, se trabaja con conceptos como derecha e izquierda, arriba y abajo, lateral y centro, o dentro y fuera.

En el caso del uso que las personas hacen del espacio en sus relaciones con los demás se puede fijar teniendo en cuenta diversos criterios como el liderazgo o la tarea. Por ejemplo, el cargo de una persona marca su posición en el espacio, como la de un alcalde ocupando el lugar de honor en el salón de plenos de su ayuntamiento.

Los elementos materiales también ocupan su lugar en el espacio. En el ejemplo anterior del salón de plenos, las banderas se ubicarán a la derecha del alcalde. Y la ordenación entre ellas se justificará conforme normativa.

En resumen, todo componente de un acto tiene su inequívoca ubicación y en su conjunto las relaciones espaciales que se establecen comunican el objetivo y mensaje de la ceremonia.