En una empresa, independientemente de cuál sea el sector al que se dedique, se maneja mucha información. No importa si hablamos de una gran empresa o una empresa más pequeña, la información es esencial para el buen funcionamiento de todas ellas. No sólo eso, también poder acceder a esta información en cualquier momento: lista de contactos, pedidos, proveedores etc. Por tanto, podemos decir que no sólo generamos información, también necesitamos organizarla, almacenarla y un sistema de búsqueda ágil. Si bien es cierto que este tipo de tareas se pueden hacer de forma manual, un gestor documental es una de las herramientas más interesantes para ello.

Qué es exactamente un gestor documental

Gestores documentales como DocuWare u OpenText Content Server, son herramientas que nos ayudan a almacenar de forma digital los documentos de una empresa. Funciona como un espacio completamente centralizado al que se podrá acceder en cualquier momento, tanto por empleados internos, como por terceras partes con acceso previo. De esta forma, en cualquier momento y lugar se podrá revisar toda la información que se necesite.

La digitalización de documentos

Este tipo de softwares se encargan de la digitalización de documentos. Tenemos claro que a día de hoy el papel poco a poco sale de nuestras oficinas, dando prioridad absoluta a los formatos digitales. Estos formatos, junto con un gestor documental, logra crear rutinas de trabajo mucho más rápidas que ahorran tiempo, papel y, por supuesto, también dinero.

Ventajas de los gestores documentales

Si nos basamos en las ventajas de este tipo de softwares, lo cierto es que vamos a encontrar muchas. Todas ellas, eso sí, están orientadas más o menos en la mejora de la organización e incluso en la optimización de los procesos productivos de las empresas y disminución de errores humanos.

Tiempo de búsqueda menor

Una de las ventajas más destacables es el ahorro de tiempo que conseguimos al usar este tipo de gestores de documentos. Buscar archivos físicos puede ser muchísimo más costoso. Sin embargo, con un gestor online podemos acceder al almacenamiento con un sólo clic.

Seguridad

No podemos negar que al tener los archivos y documentos digitalizados, no sólo ahorramos tiempo en el trabajo, también ofrecemos mayor seguridad. Las copias digitales y el almacenaje online cumplen con todas las medidas de seguridad tanto para que no accedan personas ajenas a ellos como para asegurar copias.

Optimización de recursos

Hemos comentado ya que gastaremos menos papel, esto hace que se ahorre muchísimo. Además, los documentos digitales pueden revisarse fácilmente antes de ser impresos, por lo que no gastaremos de más en errores o pruebas. Una previsualización será suficiente para darle al botón de imprimir.

Auditorías más rápidas

Al tener toda la información organizada y bien ubicada, las auditorías de empresas también serán muchísimo más rápidas. No tendremos que localizar poco a poco los documentos porque estarán todos vinculados al proceso de negocio en concreto.

Otros aspectos a tener en cuenta

En cuanto a las funciones que se pueden obtener con un gestor documental, ya hemos mencionado algunas de las más importantes. Por un lado, la localización rápida de los documentos, la mejora del flujo de trabajo y optimización del tiempo, pero también el ahorro de espacio y esfuerzo.

Añadimos a esta lista la seguridad de la información, pudiendo proteger el contenido de los documentos y dando acceso únicamente a las personas que queramos. Asimismo, también hay que añadir la colaboración documental, pudiendo dar acceso a varias personas para que puedan modificar el contenido y que, de esta forma, los demás puedan acceder a la última versión.