Cuando el anfitrión envía una invitación debe estar preparado para dos respuestas, la aceptación o la declinación de la misma. Y ambas deben realizarse con prontitud, sin demorar la contestación por parte del invitado, ya que el acto debe seguir organizándose acorde a la lista de asistentes confirmados.

Ya sea en un caso o en el otro, el receptor de la invitación debe dar su respuesta en consonancia a la invitación. Es decir, si la invitación se ha realizado por teléfono, la respuesta será telefónica; si se ha realizado por correo electrónico, la respuesta será por e-mail; y si se ha realizado por carta, pues la contestación será a través de una misiva. Todo esto en el mejor de los casos o si en la invitación no se indica otro proceder en relación a su confirmación.

En el caso de rechazar una invitación, esta acción se realizará de manera cortés. No tenemos que olvidar en ningún momento, tampoco en nuestra redacción, que el anfitrión desea que asistamos a su evento y que nuestra respuesta declinando la invitación es una mala noticia para él.

Por este motivo, la carta cuyo objetivo es declinar una invitación está sujeta a una estructura. «Las cartas para declinar alguna invitación deberán contener una expresión de estimación por la invitación y una expresión de pena por no poderla aceptar», podemos leer en Redacción, desde cuestiones gramaticales hasta el informe formal extenso.

Y, en cuanto al motivo, ¿debemos comunicarlo? La respuesta a esta pregunta también la tenemos que poner en relación a la invitación que rechazamos. Es decir, si en la carta el anfitrión nos indica la razón por la cual nuestra presencia es requerida en su acto, nuestra respuesta debe contener el por qué no podemos acudir. Si por el contrario, la invitación no recoge justificación alguna, la declinación responderá a un «lamento informarle que no podré asistir a (…)», sin excusa alguna.