Importancia de los albaranes y facturas como prueba en relaciones comerciales

Sobre Albaranes y facturas.

Es de vital importancia para las empresas suministradoras – aquellas que tienen por objeto la entrega de bienes y/o servicios – la conservación de los albaranes firmados por sus clientes como documentos justificativos de la entrega de dichos productos.

Cuando se trata de servicios, es importante conservar el presupuesto u oferta aceptada por el cliente como figura justificativa de los trabajos o servicios prestados y que acreditaría, si llegase el caso, la relación comercial existente entre las partes.

Se debe de tener presente que la factura, al ser un documento privado emitido de forma unilateral por una de las partes, no haría prueba plena por sí sola en un proceso de reclamación de una deuda impagada, originaria de la entrega de productos y/o prestación de servicios, por lo que serían necesarios otros medios probatorios que acreditasen esa relación comercial. Solo cuando la parte demandada negase dichos documentos, en cuanto a su autenticidad o su valor probatorio, deberíamos acudir a la prueba testifical, de trabajadores de ambas empresas, transportistas, etc.

La factura, cuya expedición es obligatoria, es un documento mercantil acreditativo de esa entrega de productos o prestación del servicio, que indicará las cantidades, precios, y demás características que concreten esa relación comercial, gozando además de funciones tributarias. Pero la prueba real de la relación comercial la acredita el albarán, que aunque su emisión no sea obligatoria, resulta tremendamente útil para ambas partes, en el caso de que se inicie un procedimiento judicial por impago o por discrepancias en precios, pesos, calidades, fechas de entrega, … etc. Interesa que sea lo más explícito posible, indicando la persona que lo entrega y lo recibe, lugar, fecha, … Y demás datos que se consideren relevantes como prueba fehaciente.

No es objeto de este artículo abundar en la problemática procesal de la reclamación, ni en su forma de abordarla, pero tanto el Código Civil (Art. 1225) como la Ley de Enjuiciamiento Civil (Art. 324, Art. 326.1, Art. 319) y abundantes sentencias de Audiencias Provinciales como alguna del Tribunal Supremo deja meridianamente claro que el Albarán es una figura clave en estos procesos de reclamación de deuda, y goza de amplia jurisprudencia.

No olvidemos que algunos ERP's, disponen de determinadas funciones que habilitan el envío de albaranes/facturas de forma telemática, entre otros muchos documentos como son presupuestos, SEPA, LOPD, … mediante la herramienta www.factorymail.es que como Terceros de Confianza Cualificados, garantizan las comunicaciones entre las partes de manera fehaciente, sirviendo de prueba plena.