El otro día en una empresa con la que trabajamos se creó un buen conflicto. Una persona tenía que resolver un pequeño malentendido que se había creado con otra y, en lugar de ir a verla a su mesa, le envío uno de esos correos con copia tan incendiarios…

La copia era al jefe de la persona que escribía. Era algo así como “te voy a decir esto, pero voy a informar a mi jefe de que te lo estoy diciendo”.

Entonces la persona que lo recibió se sintió algo molesta por el correo y por el hecho de que informara a un superior “¿Por qué me dice esto copiando a su jefe?”

Decidió contestar al email copiando al jefe de la otra persona y a su propio jefe. Ahora el email ya no llegaba a una persona, sino a tres.

La cosa iba poniéndose divertida y acabó en conflicto. Menos mal que uno de los jefes, después de unos cuántos emails y antes de que llegara la sangre al río, dijo “vamos a hablar cinco minutos y lo solucionamos”. Y lo hicieron.

Correos con copia y mal clima laboral
El hecho de que se haga evidente para otras personas que las dos personas tienen algunas diferencias, hace que el que recibe el correo se ponga sí o sí a la defensiva.

Es algo así como si te llevaran al centro de la plaza del pueblo y te acusaran de algo pero en versión moderna.

Personalmente nunca me he sentido bien al recibir un correo con copia cuando se trataba de resolver diferencias, fuera yo el destinatario o el copiado. Sé que siempre conduce a un lugar peor y por ese motivo, prefiero descolgar el teléfono y llamar al remitente.

En la empresa en la que hay muchos correos de este tipo hay dos cosas de las que no se está hablando:

El clima laboral y el separatismo entre departamentos que crean este tipo de correos.

La inmadurez que tenemos por no afrontar cara a cara nuestras pequeñas diferencias para poder resolverlas.

La persona que envía un correo con copia ¿por qué no se levanta de la mesa y lo dice directamente al otro? o ¿Qué motivo le lleva a no decirlo por teléfono?

¿Dejar constancia por escrito?
Muchos diréis: “Ya, pero no queda constancia por escrito”… La verdad es que, si a nivel interno, ya tenemos que estar con la tontería de dejar constancia por escrito, ¡qué no será con nuestros clientes! Todavía no he conocido a ninguna empresa que despida a alguien por “no dejar constancia por escrito de sus diferencias con otra persona o departamento”, sí por otros motivos.

Lo de dejar constancia por escrito a nivel interno es, una vez más, un síntoma de inmadurez empresarial. De que dentro de la organización no se están haciendo las cosas bien.

El que trabaja bien no necesita dejar constancia por escrito de lo que ha comentado con otras personas; influye en los demás, lidera su relación con ellos, resuelve los malentendidos y crea un clima positivo a su alrededor.

El que envía sin embargo demasiados correos con copia es porque quiere tener bien cubiertas las espaldas y porque, de alguna forma, el miedo está haciéndose con su forma de actuar.

Siempre he encontrado mucho más fácil, en lugar de responder al correo incendiario que me envía alguien (especialmente si es un cliente), descolgar el teléfono y llamarle con un tono conciliador y buscando soluciones. El conflicto se ha resuelto rápidamente.

Es evidente que es más incómodo llamar por teléfono para resolver un conflicto que escribirlo en un email (y copiar a nuestros jefes para que estén enterados), pero la incomodidad que te ahorras ahora la pagarás bien cara más adelante.

Podríamos medir el clima laboral de una empresa por el número de correos con copia que se envían para resolver las diferencias… en algunas empresas es obvio que el trabajo en equipo brilla por su ausencia, reinando un clima bastante hostil.

Lo cierto es que en algunas empresas ya se habla de esto y se empieza a actuar en la dirección adecuada: El/la que envía correos con copia con ánimo de protegerse las espaldas es porque algo no está haciendo bien, o porque su jefe es igual de temeroso/a y le dice “envía el correo con copia”. La parte que no le dice es “Como yo soy incapaz de resolver este asunto con el otro departamento/jefe, al menos quedará por escrito y me cubriré las espaldas”.

Cualquier persona en una empresa tendría que ser capaz de resolver sus diferencias con otra. Lo contrario es inmaduro y nos hace perder resultados. Además, resulta “muy cansino” estar recibiendo emails en los que eres copiado porque dos personas no han sabido resolver algo por sí mismas.

Si te ha sonado familiar este tema, podrías sacarlo a relucir en la próxima reunión en tu empresa, quizás de esta forma os ahorréis unos cientos de correos semanales en vuestras bandejas de entrada, e incluso mejorará el clima laboral, quien sabe…

Que tengas un gran día (¡y no me copies!)