Mantener los documentos corporativos más allá de la fecha de retención legal tiene una ventaja tranquilizadora para los ejecutivos. Todos estos datos se guardan por si acaso. Sin embargo, es necesario destruirlos cuando llegue el momento, ya que una acumulación de archivos no sirve para nada.

El primer paso es calcular cuándo se destruirá el documento, teniendo en cuenta los períodos de retención legal y las necesidades comerciales de la empresa, ya que no todos los tipos de documentos se destruyen siguiendo las mismas pautas.

Dependiendo del tipo de documento y la importancia, los lapsos pueden ser de 2 a 10 años o más. Los requerimientos de Hacienda resultan claves a la hora de tomar esta decisión para evitar sanciones legales.

Criterios mercantiles

De acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, las empresas tienen la obligación de mantener algunos documentos, libros de contabilidad, documentación del negocio y la correspondencia, por un lapso de seis años. Estos deben ser ordenados siguiendo la fecha establecida en los libros.

Dicha documentación incluye los libros de contabilidad, las cuentas anuales, los contratos a largo plazo, copias informáticas de los registros contables y normas tributarias.

Por otra parte está la Ley General Tributaria, la cual otorga un plazo de cuatro años, desde que finaliza la presentación de las declaraciones, debido a que debe hacerse la liquidación ante Hacienda. Este plazo de cuatro años puede verse interrumpido por Hacienda debido a reclamaciones u otros recursos.

Criterios fiscales

Siguiendo las normas fiscales existe un periodo de 10 años para destruir algunos documentos, tras la finalización del plazo en que fue presentada la declaración. Específicamente se refiere a la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones.

Es necesario aclarar que Hacienda tiene la potestad de exigir, después de los diez años, la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades, así como las cuentas anuales.

Información requerida por Hacienda

Se recomienda que las empresas preserven los documentos transcendentales en materia tributaria por un periodo de hasta seis años. En el caso que las empresas no cumplan las peticiones de Hacienda pueden recibir una sanción del 2% de la cifra de negocios.

Existen otros documentos que requieren su conservación por un plazo mayor de diez años. Estos casos son:

-Cuando la empresa puede amortizar algunos gastos o activos, además de cargarlos en las cuentas futuras. Ante esto será necesario mantener las facturas y demás comprobantes para verificar el ingreso de dichos cargos.

-Aquellos instrumentos financieros, concesiones, subvenciones de capital y demás gastos e ingresos incluidos en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Algunos plazos especiales

Además del Código de Comercio, el Código Civil español contiene algunas regulaciones con respecto al tiempo en que las empresas deben mantener los documentos antes de destruirlos. Es importante contar con empresas como SMV en la destrucción de documentos, ya que recibirás asesoría en este punto tan importante.

Por ejemplo, las acciones personales sin fecha de caducidad especificada, estarán vigentes por 15 años desde que se comienza el ejercicio de la acción, la cual suele enfocarse en las actividades comerciales.

Otros documentos tienen que ver con actos de responsabilidad originados por problemas en la calidad de los materiales o en caso de vicios ocultos. Para estos casos existen normas que establecen plazos distintos, dependiendo de la actividad que realiza la empresa.

Cuando se trata de destruir documentos serán las propias empresas las que decidan cómo hacerlo, recordando que deben cumplir con las normativas. Si llegasen faltar a los estatutos, tendrán que asumir las responsabilidades originadas por tal infracción.