Desde hace ya una década que se prevé un nuevo modelo de Registro Civil con el cual los trámites de certificados serían mucho más sencillos para todos los ciudadanos, y los retrasos en sus gestiones deberían ser reducidas considerablemente, pero esto no ha sido así y actualmente las esperas en muchas ocasiones son de varios meses.

Exactamente fue La Ley 20/2011, de 21 de julio del 2011, la que venía a sustituir a la Ley de 8 de junio de 1957 que ya necesitaba con urgencia unas mejoras. Esta nueva ley implicaba la implantación de un nuevo modelo de Registro Civil único para toda España, informatizado y con nuevo reparto de funciones. En la teoría esto significaba que toda la información de los ciudadanos estaría mejor organizada y totalmente digitalizada, en la práctica ha supuesto numerosos conflictos de competencias y recursos que han hecho imposible su implementación. El resultado es que los ciudadanos que se aventuran a conseguir un certificado en el Registro Civil pueden llegar a tardar muchos meses en conseguirlo dependiendo del lugar donde deban emitir el certificado.

Como es sabido, el Registro Civil en España funciona como el libro de vida de una persona y de su vida en el interior de país, todo lo referente a su nacimiento, matrimonio, nacionalidad  y defunción se encuentra escrito en los diferentes folios y archivos de dicho registro, por tanto son dichos actos de los que se puede solicitar certificación. Dichos certificados tienen diferentes funciones, para ello se explica en qué consisten cada uno:

Certificado de nacimiento: es un papel o trámite legal que se realiza con la intención de certificar el nacimiento de una persona, en ella se establece de manera clara y concisa los datos, fecha hora, lugar de nacimiento y sexo del bebé ya que tuvo que ser registrado en el momento del nacimiento.  Este certificado permite enlazar o tener a la mano los datos filiatorios. Un certificado de nacimiento tiene la intención de acreditar los datos relativos a una persona que se encuentre inscrita en el registro civil, este se hace necesario para realizar un gran número de trámites y es el más común de todos los certificados. Se usa para tanto trámites de nacionalidad hasta para obtener por primera vez el DNI entre otras muchas cosas. Este certificado también se le denominaPartida de nacimiento y representa una copia fiel de los libros en donde fue inscrita una persona.

Certificado de matrimonio: es aquel que da fe de la realización de la unión conyugal entre dos personas, tiene la intención de ofrecer información con respecto a quienes son los contrayentes, lugar y fecha del acto matrimonial.

Certificado de defunción: es un documento oficial que tiene la finalidad de aseverar el fallecimiento de una persona, así como la fecha y lugar en que se dio el deceso.

Aunque al hablar de Registro Civil se habla de manera global, lo cierto es que dichas inscripciones se realizan de manera local, por tanto cuando se solicita un certificado de nacimiento, un certificado de matrimonio o un certificado de defunción, debe realizarse en la localidad donde ocurrió el nacimiento, el matrimonio o la defunción respectivamente, ya que es allí donde está registrado y donde un funcionario deberá buscar la anotación para emitir después el certificado.

Ante tal situación es obvio que dependiendo de la ciudad, los tiempos de espera pueden ser muy altos, y dependiendo de la fecha habrá que buscar en ocasiones a mano en cientos de páginas de libros físicos para encontrar el nacimiento, matrimonio o defunción solicitado. 

En ocasiones un pequeño pueblo puede ser un sitio rápido para conseguir un certificado por no tener solicitudes pendientes, pero al mismo tiempo puede convertirse en una odisea si en dicho pueblo la persona encargada de la búsqueda tiene que hacerlo manualmente y no tiene tiempo para hacerlo.

Actualmente, el registro civil cuenta con la solicitud de documentos por medio de la web y algunos certificados pueden ser solicitados y tramitados por el Ministerio de Justicia de España, esto con algunas limitaciones de tiempo que hacen la espera algo problemático para la gran mayoría.

Lamentablemente son muy pocas las localidades informatizadas para poder hacerlo, y no hay un seguimiento de la solicitud por lo que no sabrá si su solicitud está siendo tratada, ha sido rechazada o ya ha terminado. También puede hacerse de manera presencial, siendo esta la opción más recomendada si se dispone del tiempo necesario, aunque para ello deberá desplazarse hasta el registro civil donde esté inscrito el acto, en ocasiones con cita previa, y esperar las largas colas que pueden llegar a formarse.

Otra opción dependiendo de la importancia del trámite y si se desean mayores garantías es la contratación de alguna gestoría profesional, habiendo algunas de ellas especialistas en trámites en el registro civil, siendo la líder a nivel nacional y con mayor experiencia la que trabajaba desde el portal www.RegistroCivil.es, aunque ello supondrá un coste por los servicios de dichos gestores.

Los gestores pueden realizar el trámite en su nombre a nivel nacional, aunque hay que recordar  igualmente que el Registro Civil es un registro público, eso significa que cualquier persona aunque no sea gestor “tiene derecho” a consultar cualquier hecho registrado, aunque para acceder a un certificado se debe tener un interés legítimo el cual será evaluado y valorado por el funcionario, pudiendo rechazar la solicitud y no emitiendo el certificado si se considera que no existe dicho derecho o interés legítimo, por lo que se recomienda siempre que las solicitudes las haga la propia persona inscrita o un gestor profesional.

Aún a pesar de cumplir todos los requisitos, como ya hemos mencionado anteriormente en este artículo, los plazos pueden ser muy altos, llegando en casos a ser incluso mayores a un año de espera dependiendo del registro civil.  Uno de los servicios más saturados es el del Registro Civil Central, ya que es el Registro donde se anotan todos los nacimientos, matrimonios y defunciones de españoles en el extranjero, así como de extranjeros que adquieren nacionalidad española entre otras cuestiones, lo cual además de ser un número muy alto de solicitudes, suelen incluir unos procedimientos internacionales en ocasiones más complejos y provoca una saturación que hace inevitable la espera de meses para poder conseguir un certificado en la mayoría de los casos, especialmente después de un pandemia que ha mantenido cerrados los registros civiles y se han acumulado miles de solicitudes en ellos.

Seguimos por tanto con unos problemas en el sistema de los registros civiles de difícil solución, ya que según hemos podido averiguar, los gestores profesionales colegiados tienen vías específicas para ayudar y agilizar los trámites en comparación con un ciudadano de a pie, pero incluso en su caso también se encuentran en ocasiones con un retraso originado en el Registro que no pueden evitar, con las complicaciones que todo ello conlleva. Por tanto la recomendación siempre será que si necesita un certificado lo solicite con meses de antelación, o si desea tener las mayores garantías lo pida a través de una empresa gestora pudiendo hacerlo desde formularios como el siguiente: Certificado de nacimiento.

Hasta que la nueva ley se haga efectiva, los registros civiles tengan más personal para evitar tanto retraso, o los propios gestores tengan acceso directo de alguna manera a los registros civiles, el problema de las certificaciones seguirán existiendo y los ciudadanos seguirán arrastrando problemas una vez más en un trámite administrativo. Por lo que recuerde que siempre será mejor ser previsor y solicitar su certificado con tiempo.