Los daily meeting son una costumbre muy saludable para muchas empresas. Se trata de ese tipo de reuniones breves a primera hora de la mañana que sirven para avanzar y poner en común temas concretos de los proyectos que llevan a cabo.

Una costumbre que en buena parte nos llega desde la metodología Lean popularizada gracias al Totota Production System en Japón y que más tarde se extiende a otro tipo de industrias, más allá del automóvil.

En el sector del software nos encontramos con la metodología Scrum que, también dentro de sus procedimientos, tiene como parte el uso de los daily meetings. Todos los sectores han tenido la necesidad de ser ágiles con sus tareas, proyectos, cadenas de producción, y por este motivo han ido creando metodologías eficientes que favorezcan los resultados.

Cada día más entre muchos de mis clientes implantamos daily meetings porque nos ayudan a enfocarnos desde primera hora del día. Los últimos casos que recuerdo: oficinas bancarias o tiendas de retail.

Antes de abrir la persiana, una reunión breve con nuestro equipo nos servirá para enfocarnos todavía más hacia unos objetivos concretos.

Para qué sirven los daily meetings
Sirven para poner temas en común. Imagina que llevamos 50 proyectos en curso. Mediante estas reunioes lo que pondremos sobre la mesa serán deadlines, incidencias o sprints en concreto que tengamos que realizar para finalizar dichos proyectos.

Es una forma de alinear al equipo, de conocer todos la información de primera mano.

En el retail por ejemplo, un daily sirve para hablar de cómo fueron las ventas en el día de ayer, para reorganizar al equipo en el día que empieza y para decidir en qué tendríamos que enfocar nuestra atención hoy. Por ejemplo: “Recordad que tenemos en la tercera planta promociones de hasta el 50% de descuento. A todos los clientes con los que habléis no dejéis de decírselo”.

Unos de los problemas habituales en muchas empresas es que las personas no se sienten equipo. Acaban yendo a trabajar con la idea de que a las 9 se sientan y las 18 se levantan de la silla.

Mediante un daily meeting, incluso en entornos de oficinas, creamos mayor sentimiento de equipo y las personas tendrán mayor sentimiento de pertenencia y reconocimiento, dos aspectos motivadores clave (además de estar más orientados a resultados).

Qué tipo de reuniones son
Son reuniones informativas, en las que compartimos información. Pero no entramos en debate (este punto es muy importante).

Deben existir otras reuniones en la forma de funcionar de la empresa o metodología en las que se entre a debatir, sin embargo en los daily evitamos el debate porque el tiempo es oro y porque desmotiva a primera hora del día. Si aparece cualquier elemento de debate, el conductor de la reunión debe posponerlo “Marta, si te parece bien, esto lo comentamos tú y yo a la tarde”, “Tomás, este punto es muy interesante y te invito a que lo lleves como punto a comentar en la reunión mensual”.

Formato de los daily meetings
Este tipo de reuniones tan útiles, tienen tres características importantes:

Se realizan de pie. Hacerlas sentados sólo hará que nos retrasemos más de la cuenta y que adoptemos la “postura de pensar y opinar de forma contraria” a cómo lo hace el resto del equipo.

Se realizan con un reloj a la vista. El control del tiempo es fundamental. Es habitual que un daily dure entre 5 y 15 minutos. No más tiempo, bajo ningún concepto. No es un espacio de debate, es un espacio de información y acción.

En algunas empresas con las que trabajo hemos comprado temporizadores para cada lugar en el que se realiza un daily. Por 7,99€ en Amazon tienes temporizadores muy prácticos como estos.

Es importante la información visual. Tener información a la vista nos ayudará a centrarnos. Bien con un monitor de TV en el que se ponen los highlights o bien en el clásico panel en el que vamos pegando post-its, la información visual siempre será de ayuda.

La puntualidad. Una reunión tan breve no puede retrasarse ni empezar con la mitad de sus miembros. Lo ideal es hacer el daily nada más comenzar el día, a primera hora.

En algunos lugares en los que por motivos de tráfico o flexibilidad horaria no todos pueden estar a la hora de entrada en la empresa, lo que se hace es fijarla 30 minutos después de dicha hora oficial de entrada. Aunque cuanto más tarde la hagamos menor será nuestra focalización y habremos perdido más fuerza de voluntad en el camino, ese elemento tan importante por las mañañas para hacer que nuestra jornada sea genial.

Que tengas un gran día.