Es posible que alguna vez te hayas encontrado en reuniones que duran demasiado tiempo, que agotan y que suponen una carga más que un momento para compartir y para crear algo junto a otras personas. Hoy me gustaría transmitirte un mensaje bien claro: “¡No más reuniones largas!”.

Asisto a unas cuantas reuniones a lo largo de cada mes y me doy cuenta de que en muchos casos estas reuniones son asambleas, más que reuniones. Nos permitimos entrar en debates estériles, llegar tarde, acabar tarde y tener en definitiva poca productividad cada vez que nos reunimos.

Por favor, acabemos ya la reunión…
El problema del que nadie habla es cómo las reuniones agotan nuestras baterías de productividad, cómo al volver a tu puesto de trabajo después de una reunión te encuentras falto de motivación, ganas y energía…y lo primero que haces es mirar tu email, para ver si ha ocurrido algo grave en cualquier parte del mundo.

…Bueno, también puede pasar que el líder sea muy autoritario y las reuniones duren el tiempo justo para que él o ella repartan a diestra y siniestra. Pero la cuestión es que cuando una reunión se convierte en asamblea, empiezan los problemas.

Demasiadas opiniones.
Se empiezan a generar conflictos.
Los egos empiezan a crecer.
Y algún que otro secuestro emocional.
…

Por favor, no más reuniones largas, suponen uno de nuestros mayores problemas.

La técnica que te recomiendo para empezar a acabar con esto es, en primer lugar, lograr que tu equipo sea un gran equipo, es decir que podáis actuar todos con tanta madurez y profesionalidad que no hagan falta 15 minutos para ponerse de acuerdo sobre si compramos folios de papel nuevo o papel reciclado. Esto no es fácil, pero si lo deseas te podemos ayudar.

Me doy cuenta de que los equipos menos efectivos tienen reuniones más largas. En octubre finalicé una intervención de 3 meses con un equipo de dirección y el CEO me comentó la semana pasada: “nuestras reuniones son más cortas ahora”. Es obvio, si estamos más cohesionados y funcionamos mejor como equipo, no hace falta extenderse tanto para debatir cada punto.

Lo segundo que te recomiendo lo puedes ver en este vídeo, te hará ahorrar mucho tiempo:

Cuando nos centramos en el tiempo que tenemos disponible para algo somos mucho más efectivos. Un reloj sobre la mesa marcando el ritmo y los tiempos hará que durante la reunión nos centremos en cumplir con la agenda en el tiempo que tenemos. Es algo así como esta técnica que utilizamos a nivel individual pero llevada a nivel de equipo.

Acotar el tiempo siempre funciona para ser más efectivos, por eso las personas menos productivas estarán en contra de estas técnicas. Escucharás muchos “ya pero…” cuando propongas esta técnica en tu empresa.

Lo siento mucho, la vida es finita y el tiempo también. Un equipo debería tener madurez suficiente para ser ágil al compartir información y tomar decisiones también en modo ágil. Si generalmente no es así, tu equipo tiene serios problemas.

Pero no todo son relojes y medir el tiempo, no quiero parecer un friki del control de tiempos. Luego están las reuniones estratégicas, aquellas para visualizar el futuro, para diseñarlo, para pensar en cómo queremos ser… Para esas reuniones, olvídate del reloj, lleva a tu equipo al Parador de Cuenca, de Sigüenza, Santiago, o al Monte Igueldo, o a cualquier lugar encantandor (mira que tenemos en nuestro país) y haz una reunión de uno o dos días en los que habléis del futuro y lo hagáis de forma distendida, sin prisas.

Pero para el resto de reuniones, las ejecutivas del día a día: 5min, 15min o 30min, con un reloj sobre la mesa y al grano, por favor.

Que tengas un gran día.