El otro día compartía una jornada con un equipo directivo de una empresa nacional que exporta a más de 50 países. Se trata de un grupo industrial en un mercado bastante alcista. En un momento dado de la reunión, en la que hablábamos de la gestión de la productividad personal, les pedí algo: “Por favor, mirad vuestra bandeja de entrada del email. ¿Cuántos correos hay sin leer?…”

47 dijo uno.
134 dijo otra.
176 dijo el director general.
234 dijo el responsable comercial
23 dijo la que menos.
…

Uno se queda bastante perplejo cuando ve estos números, pero son la realidad para muchos profesionales que conozco. Incluido yo he pasado por muchas etapas en las que mis mails sin leer han sido más de 10, 20, 30…

Lo que comparto con todos ellos es lo estresado que uno se puede sentir cuando sabe que en su bandeja de entrada hay muchas cartas cerradas sin leer. Normalmente nos ocurre lo siguiente, pensamos:

“Voy saturado, no consigo quitarme el correo de encima”.
“Madre mía, la cantidad de cosas que no estoy atendiendo”.
“No llego a hacer todo lo que quiero…”
…

Estos son sentimientos muy comunes en los profesionales que no consiguen gestionar su email al 100%. Yo los he padecido muy a menudo.

Sin embargo, hoy te traigo un consejo que puede cambiar ahora mismo todo esto: Vaciar la bandeja de entrada del email todos los días.

Ahora es cuando me dices “Ya, ¿Qué te has tomado César? Con la de correos que yo recibo… Además, muchos de ellos son importantes”.

Vaciar la bandeja de entrada cada día
Con los años conozco a personas que tienen un desempeño muy alto que utilizan esta técnica. Un ejemplo del que aprendo mucho cada vez que tengo el placer de reunirme con él es Paco, un Director General de una entidad financiera. Paco cada día límpia su bandeja de entrada del email, es de las personas con la cabeza más bien amueblada que conozco.

María es directora financiera de una multinacional portuguesa. Ella también me habló en una conferencia para su empresa de esta técnica y estuvimos comentando cómo cada uno la aplicábamos. María es lo que yo llamo una high performer, tendrías que conocerla.

La cuestión es que por muchas resistencias que tengas, el consejo es que lo apliques ya, te explicaré por qué no tienes nada que temer.

Vivirás más tranquilo.
Te irás a casa con la sensación de que estás ocupándote de todo.
Conseguirás una mejor reputación con tus compañeros y evitarás aquello de “¡Eh! te envié un email y no me has dicho nada”

Hay tres tipos de correos:

Emails irrelevantes

Estos tenemos que quitarnoslos de encima para que no molesten. La clave consiste en borrarlos sin leerlos, marcarlos como leídos sin leerlos o hacer una lectura rápida y punto. No tienen que quitarte nada de tiempo, pues no son lo más importante para tu puesto de trabajo. Especialmente si estás en copia.

Hacemos limpieza de estos correos o lectura en momentos de transición, cuando estamos en el transporte público, cuando tenemos 5 minutos libres antes de una reunión, etcétera. Nunca a primera hora del día, ya que es tu momento más productivo.

Emails que requieren respuesta fácil

Estos lo ideal es contestarlos de forma rápida y ágil. Son ese tipo de correos que lees en 30 segundos y contestas rápido. Esto le dará a tu interlocutor una buena sensación, ya que le prestas la atención que requiere.

Léelos y contéstalos entre tus tareas críticas e importantes, tambíen en horas de baja productividad (antes del mediodía y después de comer). Evidentemente también antes de dejar de trabajar, en 5 minutos que tienes que dedicar a hacer esta limpieza de la que te hablo.

Emails que requieren respuesta compleja

Todos hemos recibido este tipo de emails, son los que se acumulan en la bandeja de entrada y temes abrirlos, los que yo llamo emails en cuarentena. Son correos a los que tienes que responder con algo elaborado, que requieren más trabajo.

Lo habitual con estos es abrirlos, leerlos y marcarlos como “no leído” para ocuparse de ellos más tarde. Error.

El consejo:

Ábrelos y leelos. Recuerda que son importantes.
Contesta de forma breve: “Gracias Marta, he leído tu email. Me ocupo de ello antes del viernes”. “Perfecto Tomás. La semana que viene recibirás esta propuesta”.
Anota la tarea en tu sistema de gestión del tiempo “Ocuparse de organizar la reunión comercial antes del viernes”, “Enviar a Tomás la propuesta”
Ocúpate de ella cuando la hayas programado.

Siguiendo estos tres consejos, no tendrías por qué tener tu bandeja de entrada llena de emails. Aquí te dejo un video en el que hablo de esta técnica:

Cuando te vas del trabajo y ves que tu bandeja de entrada está vacía, tienes una sensación muy positiva. Pruébalo. No te quitará más tiempo, lo harás mejor.

Que tengas un gran día.