Muchas personas suelen tener problemas para cumplir con los plazos y las fechas de entrega a las que se han comprometido. Hoy me gustaría darte un pequeño consejo que yo aplico siempre que tengo dificultades para llegar a algo…

Lo que te invito a realizar es un cambio de paradigma, es decir, a ver las cosas desde una óptica diferente. Si fuéramos capaces de hacer esto con más facetas de nuestras vidas, seguramente encontraríamos más soluciones a los problemas que nos rodean.

Paradigma actual para la ejecución de tareas
Bajo el paradigma actual vemos la ejecución de una tarea como una progresión lineal: “Hacer esto me llevará tanto tiempo”. Por ejemplo:

Necesitaré una tarde para escribir este informe.
Hacer la compra me llevará 40 minutos.
Estaré toda la mañana para hacer la facturación de este mes.
Me llevará dos días preparar el próximo consejo de administración.
Escribir un artículo me llevará una hora.
Escribir un libro me llevará un mes.
…

Bajo esta forma de pensar, estoy poniendo por delante de todo la tarea en sí misma, creyendo que esta es inamovible en tiempo, es decir que el tiempo que se tarda es el estipulado.

Según esta forma de pensar las palabras productividad u optimización no caben, ya que no tienen nada que ver. Si se tarda una hora en escribir este artículo eso es así… y punto.

Pero ¿no te parece que bajo esta forma de pensar nos olvidamos de algo?

La Ley de Parkinson enunciada por Cyril Northcote nos dice “Toda ejecución de una tarea acabará expandiéndose hasta llenar el tiempo disponible”.

Según este principio, podríamos ir un poco más lejos y acotar ese tiempo. Ir más lejos…

Nuevo paradigma para cumplir los plazos

Normalmente noos olvidamos de la limitación de recursos, de tiempo para llevar a cabo nuestros planes. Contamos con un tiempo escaso y limitado, recuerda que hoy en día todos gestionamos prioridades. Creemos que las cosas “son así”, y confiamos poco en que “todo lo que podemos llegar a hacer”.

Por lo tanto te invito a cambiar la mirada. Todo empieza con una pregunta. Con una gran pregunta.

La primera vez que puse en práctica este principio, fue en el 2012. Tenía que escribir el libro 365 Técnicas Comerciales y no tenía tiempo, el trabajo me sobrepasaba. Entonces me retiré una semana al Monasterio, de Lunes a Viernes.

Bajo el paradigma anterior diría: “Escribir un libro me llevará un mes”. Bajo este nuevo paradigma me dije a mi mismo “¿Cómo podría escribir un libro en 4 días y medio?”.

La cuestión es que esta pregunta lo cambió todo. Y cuando volvía el Viernes de camino a casa el libro estaba finalizado. Cada día me centraba en la ejecución concreta de un número de técnicas, más de 80. Y dividía el tiempo en bloques: 10 antes de desayunar, 40 por la mañana… etcétera.

De esta forma pude escribir este libro que ya va por su tercera edición.

Si te fijas bien una pregunta lo cambia todo, te hace más productivo y aumenta tus resultados. Creo que las empresas hoy en día tienen que empezar a aplicar este principio, porque nos dormimos muy a menudo queriendo conseguir nuestras metas:

… tenemos que cambiar la página web… nos llevará 3 meses.
….habría que pensar en cambiar de ERP… nos llevará 2 años.
…Según el plan estratégico este año habría que aumentar un 25% la facturación… Uf…

Proyectos que se hacen a medio gas, o que ni siquiera se llegan a empezar por lo grandes que parecen. Pero la clave sería hacersde de nuevo esa pregunta:

¿Cómo podríamos cambiar la página web en 1,5 meses?
¿Cómo podríamos cambiar de ERP en 9 meses?
¿De qué forma podríamos haber aumentado la facturación un 25% antes de verano?

Hazte grandes preguntas y tendrás grandes respuestas:

Necesitaré una tarde para escribir este informe. VS ¿Cómo puedo escribir este informe en dos horas?
Hacer la compra me llevará 40 minutos. VS ¿Cómo puedo hacer la compra en 10 minutos?
Estaré toda la mañana para hacer la facturación de este mes. VS ¿Cómo facturar el mes en dos horas?
Me llevará dos días preparar el próximo consejo de administración. VS ¿Cómo podría preparar el consejo en una tarde?
Escribir un artículo me llevará una hora. VS ¿Cómo podria escribir un artículo en 20 minutos?
Escribir un libro me llevará un mes. VS ¿Cómo podría escribir un libro en 4,5 días?
…

Pues eso, he escrito este artículo en 20 minutos. 7:03am – 7:23am. Esa es la clave, optimización, cambia la pregunta y tendrás mejores respuestas.

Que tengas un gran día.