Las reuniones no son productivas. Son asesinas del tiempo. En las pymes, tener reuniones parece a menudo más importante que hacer el trabajo en sí mismo. Pero la mayoría de las reuniones son completamente innecesarias si se ponen otros remedios.

Según el Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM), sólo la mitad de las reuniones que tenemos en el trabajo son productivas. Y de cada una de esas, sólo lo son 30 minutos. De hecho, las reuniones improductivas cuestan a las empresas más de 37.000 millones de dólares al año.

Un reciente estudio señala que el 37% del tiempo de los trabajadores se emplea en reuniones, mientras que el 91% de los empleados admite soñar despierto durante ellas. Por lo tanto, las reuniones improductivas conducen a una pérdida de productividad laboral. En este escenario, los expertos de SumaCRM proponen tres estrategias para tener menos reuniones:

1. Organiza ceremonias en vez de tener reuniones. La gran mayoría de las reuniones son para volver a poner a todo el mundo en el mismo barco o bien para mejorar procesos. Lo bueno es que se puede anticipar el problema. La solución es haciendo ‘ceremonias’ de metodologías ágiles. Como por ejemplo con Daily Standups, una reunión diaria que se hace de pie, de sólo 15 minutos y en la que cada persona responde tres preguntas: ¿qué hice ayer?; ¿qué voy a hacer hoy?; ¿qué me bloquea? Gracias a esta ceremonia todo el mundo está en el mismo barco.

Otra fórmula que funciona es Retrospectiva, una reunión/ceremonia de aproximadamente 1 hora cada 15 días en la todo el equipo a la vez se responde a tres preguntas como equipo: ¿qué hemos hecho bien?; ¿qué hemos hecho mal?; ¿qué acciones hay que hacer para mejorar lo que hicimos mal? Aunque parece que sustituyes reuniones por “reuniones/ceremonias” la realidad es que tienes menos reuniones y de menos tiempo, porque las primeras al ser arbitrarias consumen mucho tiempo y son muy poco eficientes.

• Pregunta antes por escrito el detalle de la reunión. Muchas veces recibimos emails tan escuetos como ‘¿nos reunimos para ver este asunto?’. La solución es pedir que escriban un email con cada uno de los problemas que se quieren resolver en la reunión y el detalle de cada uno. Con esto, la gran mayoría de las veces el encuentro no será necesario. La persona se toma el tiempo en pensar bien la pregunta y puede encontrar la solución antes de la reunión. Como no existe la necesidad de responder inmediatamente, se puede leer el email, pensar y responder con la solución que puede evitar la reunión. La gran mayoría de las veces habremos evitado la reunión y, si finalmente se tiene que dar, no serán necesarias reuniones sucesivas porque desde la primera ambas partes han pensado en todos los aspectos y detalles.
• Usa un CRM. Según la consultora McKinsey & Company, dedicamos el 65% del tiempo en el trabajo en reuniones, llamadas o emails, lo que muy poco tiempo para nuestra productividad. Desde Adecco tienen solución: usando las herramientas adecuadas. La más popular es un CRM, donde se guardan automáticamente todas las conversaciones con un cliente, ya sean emails, llamadas o reuniones. De esa manera cualquier persona puede tener acceso a todo el histórico y no tener que pedir reuniones para recopilar información que está en los ordenadores del resto. Hasta hace poco los CRM estaban reservados para grandes empresas, pero en los últimos años han salido CRMs especializados en pymes.